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PROMETHEE : un intranet administratif et pédagogique « clef en main »

L'article suivant a été repris en version raccourcie dans le magazine Linux Pratique n°32 (novembre/décembre 2005).

Le projet Prométhée a débuté en septembre 2002. Son but est de fournir un intranet¹ sous licence GNU/GPL² pour les établissements de l'enseignement public. Pour cela, il met à disposition des utilisateurs des services de diffusion d'informations, une gestion de flux et des outils synergiciels que nous allons vous présenter.

1. Installation de Prométhée

1.1. Lancement de l'installation

Avant toute chose, nous allons commencer par installer l’intranet sur un poste local ou distant (un serveur). Prométhée est un logiciel conçu pour un environnement LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP). Pour l'installer sur votre machine ou sur un serveur distant, il faut au préalable vérifier que votre système d'exploitation vous donne accès :

• à un serveur de pages web (ex : Apache),

• au langage de programmation PHP3 ou supérieur,

• à un serveur de bases de données MySQL.

Disposer d'un gestionnaire de bases de données comme phpMyAdmin n'est pas une obligation mais est vivement conseillé pour faciliter la maintenance lors de futures mises à jour. Certains hébergeurs vous proposent ce service.

Si vous pensez réunir ces pré-requis, extrayez tous les fichiers de l'archive ZIP vers le répertoire où pointe le serveur de pages HTML (voir dans le fichier « httpd.conf » pour un serveur Apache). Si vous passez par un hébergeur (OVH, Free, etc...), décompressez l'archive sur votre disque dur dans un répertoire intitulé par exemple « prométhée » puis copiez les fichiers et l'arborescence contenus dans ce répertoire sur le serveur (ie : dans le dossier www chez OVH) à l'aide d'un client FTP³.

La copie des fichiers étant effectuée, vous pouvez maintenant configurer Prométhée en vous rendant sur la page http://localhost/setup.php (en mode local) ou http://mon site web/setup.php (chez un hébergeur) à l'aide de votre navigateur Internet favori. Puis laissez-vous guider par la procédure d'installation automatisée en 4 étapes.

La première étape vérifie si la configuration nécessaire pour installer Prométhée est réalisée. Si c'est le cas, tous les indicateurs sont verts et vous pourrez passer à l'étape suivante :

La deuxième étape vous demande de renseigner les paramètres de connexion au serveur MySQL de la base de données. Ils sont au nombre de quatre :

• Base de données : par défaut, le nom de la base est « epl » (Etablissement Public Local) mais vous pouvez le modifier si votre hébergeur ne vous laisse pas le choix.

• Serveur : par défaut « localhost ». Le serveur représente en fait le nom de la machine sur laquelle se trouve le serveur MySQL.

• Utilisateur : par défaut « root » si vous êtes en local sur votre ordinateur. Sinon il vous est donné par votre hébergeur.

• Mot de passe : lui aussi il vous est donné par votre hébergeur.

La troisième étape enregistre les informations précédentes dans le fichier « config.php » et vous présente les différents scripts SQL qui vont créer automatiquement les tables et renseigner certaines d'entre elles. Si vous disposez d'une ancienne version, cliquez sur la case à cocher « NE PAS effacer la base de données existante ». La mise à jour des tables et des enregistrements de votre base s'effectuera sans détruire vos données.

Enfin, la quatrième étape vous recommande de supprimer le présent script d'installation pour empêcher quiconque de réinitialiser votre base de données et vous invite à personnaliser votre intranet.

1.2. Personnalisation

La personnalisation de votre intranet va vous permettre d'indiquer les informations propres à votre établissement scolaire et de choisir une charte graphique :

Bien qu'il soit préférable de renseigner tous les champs, seuls quatre sont obligatoires.

• Etablissement : indiquez le nom de votre lycée ou de votre collège.

• Adresse, téléphone et fax : ces champs doivent être complétés impérativement.

• Thème : quatre thèmes définissent la couleur de la charte graphique et l'image de fond de l'intranet. Utilisez celui qui se marie le mieux avec le logo officiel de votre établissement. Ainsi avec une couleur à dominante de bleu, le thème « bleu » est peut-être le mieux adapté pour une meilleure qualité visuelle.

• Logo établissement : cette image apparaît dans le bandeau supérieur de chaque page web. II correspond, en principe, à l'entête des courriers officiels de votre établissement.

• Logo région : vous pouvez facilement le récupérer sur internet en utilisant l'onglet image de Google par exemple.

Remarque : il n'est pas obligatoire d'indiquer les logos, des images par défaut seront alors utilisées. Notez qu'il est possible de modifier plus tard ce paramétrage par l'interface utilisateur (le « front office ») en mode administrateur.

Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton « Envoyer » et c'est tout ! Votre intranet est prêt à l'emploi. Vous pouvez d'ores et déjà vous connecter en mode administrateur en utilisant comme identifiant « admin », sans mot de passe. Evidemment, une fois vos tests terminés, il est recommandé de supprimer ce compte⁴.

Maintenant, il ne vous reste plus qu'à peaufiner Prométhée en créant des logins de connexion pour les utilisateurs ainsi que les listes des élèves. Mais rassurez-vous, tout cela peut aller très vite comme nous allons le voir dans le paragraphe suivant.

1.3. Importation de données

Pour que votre intranet soit pleinement opérationnel, il faut au moins créer les comptes de connexion des utilisateurs (le personnel de votre établissement) et, si possible, renseigner la table des élèves.

Pour cela, un outil est fourni avec le logiciel. II s'agit en fait d'un fichier Excel® intitulée « data.xls » qui se trouve dans le répertoire « Mysql » lorsque vous avez extrait l'archive pour lancer la procédure d'installation. « Pourquoi utiliser un format propriétaire » me direz-vous ? Et bien tout simplement parce que les applications administratives (GEP dans l'éducation nationale ou Libellule au ministère de l'agriculture) exportent leurs données au format Excel® et, quoi qu'on en dise, la plupart des postes ne sont toujours pas équipés d'OpenOffice.org.

II suffit donc d'exporter les données et de faire un copier/coller dans les feuilles de calcul correspondantes⁵. Rien de bien compliqué : les étiquettes des colonnes sont suffisamment explicites et des commentaires viennent compléter le tout :

Après la série des copier/coller, cliquez sur l'onglet « SQL ». La première ligne de la feuille de calcul dispose de 5 boutons qui vont générer automatiquement les requêtes SQL et qui correspondent respectivement aux informations relatives au personnel de l'établissement, au plan d'adressage du réseau, aux classes, à la liste d'élèves et aux productions animales⁶ :

II ne reste plus qu'à récupérer les requêtes pour les exécuter dans phpMyAdmin. Là encore le copier/coller vient à notre secours et en quelques clics de souris vous disposez d'un intranet totalement opérationnel sur lequel peuvent se connecter les utilisateurs⁷ :

2. La gestion des droits

Dans un intranet, il est primordial de savoir qui a accès à quoi si on veut s'assurer du caractère privatif du réseau. Dans la suite de cet article, il sera souvent fait mention d'administrateur, de modérateur et de groupes. L'administrateur se réfère au webmestre de Prométhée ; celui-ci a tous les droits et peut accéder à tous les liens (généralement la personne qui a installé Prométhée). Nous allons voir ci-dessous ce que l'on entend par modérateur et groupes et quels sont les principes de la gestion des privilèges.

2.1. Principes

La gestion des droits dans Prométhée est librement inspirée de celle des systèmes Unix. Tous les liens sensibles (accès aux services, aux documents, aux ressources, ...) possèdent un propriétaire unique, appelé modérateur, qui détient les droits de lecture, d'écriture (création ou modification) et de suppression sur le lien qu'il a créé. II faut comprendre que le terme « lien » doit être pris ici dans le sens de « lien hypertexte ». II donne ainsi accès à un fichier enregistré sur le disque du serveur ou à une page web. Un utilisateur (une personne qui s'est connectée à l'intranet) appartient obligatoirement à un groupe d'utilisateurs. Des droits d'écriture et de lecture peuvent également être attribués aux 6 groupes prédéfinis dans Prométhée (élève, enseignant, ATOSS⁸, administration, exploitation, formateur). Bien sûr, il est possible d'ajouter ou de redéfinir ces groupes ; un établissement qui n'a que des formations initiales ne comptera pas de formateurs dans son personnel. La gestion des droits s'effectue par l'interface du navigateur grâce à un « backoffice »⁹. Il n'y a pas un accès ou une page particulière pour ce backoffice. En étant identifié avec les droits administrateur, l'icône d'une petite clef apparaît automatiquement à côté des en-têtes de rubriques à paramétrer.

Dans le cas du forum interne de l'établissement, les élèves n'ont pas forcément les droits de lecture et d'écriture. Et dans le cas des dépôts des CCF¹⁰, seul le groupe enseignant devrait avoir le droit d'écriture.

Pour une gestion plus fine des privilèges où il est nécessaire de donner, par exemple, le droit de lecture uniquement à quelques utilisateurs, Prométhée dispose d'un mécanisme de gestion de Listes de Contrôle d'Accès (encore appelées ACL¹¹). Ce mécanisme est mis en place dans les « backoffices » en cochant l'attribut « privé ». Un lien géré de la sorte est précédé par le pictogramme d'un oeil fermé.

La gestion de la liste d'accès s'effectue en cliquant sur cet oeil fermé. Le propriétaire a alors accès à la liste du personnel de l'établissement (élèves compris) et il peut décider de donner accès à la ressource (forum, galerie, weblog, ...) ou de faire passer la personne en liste brûlée (les demandes envoyées par la messagerie seront d'office ignorées) et ce, par un simple clic de souris sur les cases à cocher ad hoc :

2.2. Login et filtrage IP

Comme dans tout intranet, il est indispensable pour l'administrateur de s'assurer que l'accès au réseau soit restreint à un groupe de personnes identifiées et qu'il sache qui fait quoi, quand et où. Concrètement, quand un message est envoyé, un fichier déposé sur le serveur, etc... le nom de l'utilisateur apparaît avec le nom de la station émettrice et la date de l'envoi. Pour cela, Prométhée fournit deux mécanismes d'identification et de sécurisation à travers l'attribution automatique de logins¹² et du filtrage d'adresses IP¹³.

Le premier mécanisme permet, à partir de la liste d'élèves, de créer un ID utilisateur et un mot de passe :

Par défaut, l'ID utilisateur est composé du mot « élève »¹⁴ suivi d'un numéro d'ordre et le mot de passe correspond à la date de naissance au format aaaa-mm-jj (ex : élève23 / 1990-04-12). Ceci a comme avantage d'être facilement mémorisable par les élèves mais présente l'inconvénient d'être « cassable » par ingénierie sociale¹⁵. Evidemment, l'administrateur peut révoquer à tout moment un login de connexion par un simple clic de souris à travers l'interface Prométhée lorsqu'il visualise la liste des utilisateurs (lien « qui fait quoi ? » du menu principal) ou des élèves (« backoffice » du lien « Liste élèves »).

Le filtrage IP, quant à lui, permet d'autoriser ou non un utilisateur à se connecter sur l'intranet à partir d'un poste :

Prométhée fonctionne très bien sans filtrage IP mais, pour des raisons de sécurité, nous vous recommandons vivement cette option. Ainsi, il n'est pas forcément souhaitable que les PC du local libre service aient accès aux informations de l'établissement ou que la connexion de l'imprimante réseau soit curieusement utilisée à cette fin... Là encore, vous pouvez utiliser le fichier « data.xls » pour générer les requêtes SQL qui serviront à renseigner la table « ip » de la base de données, la procédure restant inchangée (voir § 1.3). Si vous disposez de phpMyAdmin, il vous suffit ensuite de positionner par l'interface web le champ visible à « O » (accepte les connexions) ou à « N » (refuse les connexions). Bien entendu, si vous êtes hébergé, ou que votre réseau est administré en DHCP¹⁶, il ne sera pas possible d'utiliser le filtrage IP. Sachez alors que vous perdez en niveau de sécurité.

3. Services de diffusion

Les services de diffusion d'informations permettent de mettre en place des mécanismes de partage d'expériences et de connaissances à travers les forums, la publication d'articles, la mise en ligne de photos numériques... Nous allons nous pencher plus en détails sur certains d'entre ceux utilisés par Prométhée.

3.1. Flash-infos et FIL d'informations

Les flash-infos représentent le prévisionnel des activités ou des événements de la semaine à venir au sein d'un établissement scolaire. II peut y avoir différents flash-infos : pour le lycée, le CDI (Centre de Documentation et d'Informations), les élèves, etc... II existe 14 flash-infos prédéfinis dans la base de données Prométhée qui peuvent être ou non validés en utilisation par l'administrateur, mais il est possible d'en rajouter très facilement à l'aide d'un gestionnaire de base de données. En pratique, une personne est désignée pour centraliser les informations et rédiger un flash-info. Ce rôle est généralement dévolu à une secrétaire s'il s'agit du lycée ou du documentaliste dans le cas du CDI. Aussi l'interface de saisie doit se rapprocher d'un outil de traitement de texte qu'ils savent maîtriser, ou du moins utiliser. Les développeurs n'ont pas voulu réinventer la roue et ont choisi d'intégrer FCKeditor ¹⁷ à Prométhée qui convient parfaitement au besoin. Le rédacteur, ou la rédactrice, peut ainsi importer directement un texte avec sa mise en page depuis son traitement de texte :

Le flash-info se compose d'annonces qu'il est possible d'ajouter, de supprimer ou de modifier à volonté. Le rédacteur étant supposé être le modérateur, les annonces sont directement validées et visualisables sur l'intranet. C'est l'administrateur qui sélectionne les groupes pouvant visualiser les différents flash-infos à l'aide d'un « backoffice ».

Contrairement aux Flash-infos, le FIL d'informations en continu permet aux utilisateurs (administration, enseignants, ATOSS, ...) de saisir à tout moment les informations que l'ensemble des personnels et des élèves peut lire au jour le jour. Cette publication d'articles n'est pas modérée et il est ainsi possible d'obtenir, à la volée, une sélection d'articles (par exemple : un article rappelant l'heure de départ de la sortie équitation). Bien entendu, l'administrateur peut toujours décider quels groupes ont les droits d'écriture et de lecture. Le FIL correspond, dans son principe d'utilisation, aux dépêches AFP (Agence France-Presse, l'une des grandes agences de presse mondiales ) qui tombent sur les téléscripteurs. C'est pourquoi l'interface de saisie est très simple. Cependant, pour avoir une présentation « enrichie », les raccourcis typographiques utilisés par le logiciel SPIP ¹⁸ sont interprétés par Prométhée :

3.2. Forums

Un forum est un espace virtuel sur un réseau où plus de deux utilisateurs peuvent converser de façon asynchrone, et dans lequel tout un chacun peut déposer ses avis et informations à la manière d'un panneau d'affichage. Pour que ce ne soit pas la pagaille, un modérateur est souvent chargé d'organiser tout cela. Pour devenir modérateur et animer un forum pédagogique, il suffit d'en faire la demande à l'administrateur.

Nous n'allons pas détailler le système de forums qui a été mis en place dans Prométhée ; l'utilisation des forums de discussion étant maintenant très répandue, il nous a paru plus judicieux de vous en montrer les fonctionnalités plutôt que son utilisation. Sachez simplement qu'il s'inspire librement de phpBB ¹⁹ mais avec un code source beaucoup plus léger (8 modules pour moins de 1600 lignes de code) ce qui permet de le modifier et de l'intégrer très facilement dans une application.

Par défaut, Prométhée met à disposition deux forums : un forum interne pour la communauté éducative et un forum élèves. L'administrateur peut en créer d'autres, de même qu'un modérateur d'une rubrique pédagogique peut créer un forum spécifique à sa rubrique (ex : forum pédagogique informatique).

Par forum, l'administrateur peut autoriser :

• les Pièces Jointes (PJ) attachées aux messages,

• la mise à jour des messages,

• la suppression des messages,

• le mode privé (le forum est accessible par une liste d'accès gérée par le modérateur du forum),

• la validation automatique des messages.

Mais ce n'est pas tout. L'administrateur peut également décider :

• du type d'affichage (classique, de façon FAQ ²⁰, ou sous forme d'un e-group ²¹),

• d'accepter ou non les contacts privés entre rédacteurs (par mél ou post-it).

Par expérience, les forums de discussion restent l'outil de communication le plus employé avec le système de messagerie interne que nous allons vous présenter dans le paragraphe suivant. II convient alors à l'administrateur de le paramétrer à bon escient en fonction des besoins des utilisateurs.

3.3. Post-it

Ce service de type « WebMail »²² permet aux utilisateurs d'accéder à une messagerie interne généralement destinée aux notes de service. II se distingue du mél classique par le fait que les messages ne transitent pas par l'Internet, ce qui est une mesure de sécurité très intéressante si le réseau est correctement paramétré, mais qu'ils restent sur le serveur et que la place allouée à chaque utilisateur n'est pas drastiquement limitée (même si c'est de moins en moins vrai avec les dernières offres des fournisseurs).

Le système de post-it offre les mêmes fonctionnalités qu'un client de messagerie classique (envoi à un destinataire ou à une liste de diffusion avec ou sans pièce jointe) mais l'ensemble des destinataires se limite aux utilisateurs enregistrés sur l’intranet. De plus, lorsque le destinataire se connecte, il est immédiatement averti qu'il a un ou plusieurs post-it en attente de lecture. L'expéditeur peut également vérifier si son message s'est affiché sur le poste du destinataire et si ce dernier a pris connaissance du contenu du message ainsi que de l'éventuelle PJ attachée à ce message :

Enfin, tout comme pour le FIL, le système de post-it interprète les raccourcis typographiques SPIP pour une éventuelle présentation élaborée du message.

3.4. Galeries d'images

Ce service permet de mettre en ligne très facilement un album de photos numériques. Les albums sont classés par thème. Ainsi, Prométhée offre par défaut 2 thèmes prédéfinis :

• « Vie scolaire » pour les sorties, les rencontres inter-établissements, les événements périscolaires, ...

• « Pédagogie » qui regroupe les rubriques pédagogiques du campus virtuel décrit plus loin dans cet article.

Evidemment, l'administrateur est libre d'ajouter autant de thèmes qu'il lui plait. Une fois le thème sélectionné, il est possible de créer une nouvelle galerie ou de visionner une galerie existante.

Dans le premier cas, le logiciel vous demandera le nom de votre galerie (ex : sortie en montagne), une description (ex : excursion de 2 jours au col des Estaris dans le Valgaudemar) et, si vous êtes sur le serveur, d'importer directement une série de photos à partir d'un répertoire. Lors du téléchargement d'une image sur le serveur une vignette est automatiquement créée²³.

Dans le second cas, vous arrivez directement sur la page de présentation de l'album qui contient les vignettes :

Vous pouvez alors ajouter de nouvelles photos ou cliquer sur une vignette pour avoir l'image en taille réelle. II suffit ensuite de faire défiler les photos par les liens « suivant » et « précédent » pour visionner tout l'album. Le modérateur peut supprimer une image en cliquant sur l'icône de la poubelle ou ajouter un descriptif sur chaque image à l'aide d'un wiki²⁴. Ceci est très pratique pour donner une petite touche personnelle à l'album.

En conclusion, le système de galerie d'images inclus dans Prométhée est très simple et contient toutes les fonctionnalités standards des galeries que l'on rencontre sur l'internet. Cependant, il remplit complètement son rôle et son couplage avec un wiki rend son utilisation très souple.

3.5. Dépôts de ressources

Prométhée met a disposition des utilisateurs un espace où ils peuvent télécharger ou déposer des ressources pédagogiques et administratives. Encore une fois, l'administrateur peut décider des groupes qui ont les droits d'écriture (dépôt) et de lecture (téléchargement). II peut également paramétrer, dans le menu « configuration » de l'intranet, les formats de documents téléchargeables et interdire par exemple les pages HTML, pour éviter les failles de sécurité, ou les formats fermés de fichier type xls, doc, ... Ces formats étant enregistrés dans la base de données, ils peuvent être modifiés à volonté. A noter au passage que ce menu de configuration permet aussi de déterminer le poids maximum des fichiers à télécharger²⁵ et qui est souvent fixé par défaut à 1 Mo.

La procédure pour déposer une ressource est très classique : il faut d'abord choisir le type de ressource puis cliquer sur le bouton « nouveau ». L'interface vous propose alors de donner un nom à votre document (ex : en-tête), éventuellement une description (ex : papier à en-tête du lycée), d'indiquer où se trouve le fichier à déposer, le n° de version du document (par défaut : 1.0) et les groupes qui peuvent y accéder. Et c'est tout. Après avoir cliqué sur le bouton « valider », votre document apparaît dans la liste :

Les différents documents peuvent être triés selon un type de ressources et un groupe. Là encore, les types de ressources sont enregistrés dans la base de données et il est possible de créer ses propres ressources à l'aide d'un simple outil comme phpMyAdmin.

Un compteur de téléchargement permet de savoir combien de fois et par qui le fichier a été visualisé. Cependant, Prométhée n'intègre pas la norme SCORM²⁶ et il n'est donc pas possible de connaître le temps qu'un utilisateur a passé à consulter le document. Malgré les demandes de quelques organismes de formation privés, les développeurs ne jugent pas cette fonctionnalité prioritaire. Si cela peut s'avérer pédagogiquement intéressant, les enjeux sont surtout économiques car les régions ne subventionnent pas pour l'instant la Formation Ouverte à Distance (à moins de pouvoir mesurer le temps effectif de l'apprenant sur la plate-forme... CQFD).

3.6. Weblogs

Sur internet, un weblog²⁷ (contraction des mots anglais « web » et « log »), est un site web sur lequel une ou plusieurs personnes s'expriment librement, sur la base d'une certaine périodicité. Sur un intranet, la « liberté » offerte aux blogueurs sera évidemment réduite et cela pourrait même paraître antinomique aux yeux de certains puristes. En fait, Prométhée propose un weblog aux utilisateurs pour leur fournir une main courante numérique.

Son utilité peut s'avérer, par exemple, pour les Agents Chargés de la Mise en Oeuvre des règles d'Hygiène et de Sécurité (ACMO) lors des tournées d'inspection ou pour toute personne qui prend régulièrement des notes professionnelles dans son calepin. Ils peuvent même être utilisés par les diverses représentations syndicales à titre d'information. Bref, on est assez éloigné de l'écriture spontanée ou des communautés que l'on trouve sur le net.

Pour créer un weblog personnel il suffit de cliquer sur le menu des weblogs puis sur l'icône « nouveau ». Le nom du propriétaire apparaît alors dans la liste des weblogs. Si le pictogramme d'un oeil ouvert se trouve devant cela signifie que le weblog est public, sinon il y a un oeil fermé et il n'est possible d'accéder au weblog qu'en en faisant la demande au propriétaire. Le propriétaire a donc accès à un « backoffice » par lequel il peut indiquer si son weblog est privé ou public mais il peut également en donner une description, le fermer et définir les groupes des lecteurs et des rédacteurs.

Comme pour la rédaction des flash-infos, FCKeditor a été choisi pour l'interface de saisie. II permet ainsi d'obtenir une mise en page enrichie pour une présentation agréable des billets :

3.7. Publications

Le but de ce service est de fournir un outil de gestion de magazines électroniques (e-zine) ou de présentation de projets pédagogiques (pièce de théâtre, exposition, etc... ) avec la participation active des élèves. Comme pour tout journal, même à diffusion restreinte, il faut un responsable de publication (en règle générale, il s'agit d'un enseignant) qui valide ou non les articles proposés par les rédacteurs (en l'occurrence, les élèves). Nous allons détailler, dans ce qui suit, les différentes étapes de la création d'une publication en ligne.

La première étape consiste à créer un titre de parution. Pour cela, cliquez sur le lien « publications » du menu principal. La liste de toutes les publis apparait et, si vous faites partie d'un groupe qui a le droit d'écriture, un bouton « nouveau » est visible. Après avoir cliqué sur ce bouton, le logiciel vous demande un titre de parution (ex : Les échos du lycée), une description (ex : Journal électronique mensuel lycéen) et un modèle de document dans une liste déroulante. Ce modèle correspond à la façon dont vont être présentés vos articles (sur 2 colonnes, avec un fond coloré, ...). II est l'équivalent des squelettes sous SPIP et permet de séparer la présentation des données et le contenu. « Pourquoi ne pas utiliser un feuille de style dans ce cas ? » me direz-vous. Et bien tout simplement parce que les squelettes sont réalisés en langage HTML et qu'ils peuvent être facilement modifiés ou créés avec un générateur de pages web²⁸. Ils sont donc bien plus abordables pour des non informaticiens (ce qui est le cas pour la majorité du corps enseignant) que les CSS²⁹. Les squelettes utilisés par Prométhée se trouvent dans le répertoire « download/spip/templates » situé à la racine du site.

Une fois votre parution créée, la deuxième étape consiste à la paramétrer. L'accès à un « backoffice », représenté par l'icône d'une petite clef, vous permet de désigner le groupe des rédacteurs (qui a le droit d'écrire les articles) et des lecteurs (qui peut lire le e-zine). Mais il vous permet aussi de fermer la publication (tout accès est interdit), d'autoriser les Pièces Jointes aux articles ou de décider si votre publication est privée (restreinte à un groupe de personnes que vous aurez choisies) :

Enfin la troisième étape consiste en la rédaction proprement dite de votre publication. Cliquez sur le titre de votre parution pour la visualiser. Evidemment, si vous n'avez encore saisi aucun article, celle-ci est vide. Seul un lien « Ajouter une rubrique » est accessible dans le menu de navigation situé à droite. En cliquant sur ce lien, vous affichez alors la page de saisie qui vous demande de renseigner : le titre de la rubrique, le titre de l'article et son texte associé. Vous pouvez indiquer l'alignement (gauche, droit ou centré) et la couleur de fond pour les titres de rubriques et d'articles. La mise en page du texte d'un article s'effectue à l'aide de FCKeditor qui vous permet de faire directement un copier/coller à partir d'un traitement de texte et d'avoir une présentation élaborée. Vous pouvez également personnaliser la rubrique de votre publication en donnant une image de fond au titre de la rubrique ainsi qu'un fichier sonore :

Par défaut, une rubrique se compose de plusieurs articles qui s'affichent sur la même page. En mode visualisation, le menu de navigation permet de sélectionner directement les rubriques ou de passer d'une publication à une autre (liens [«] et [»]). Si vous êtes le modérateur de la parution, différentes icônes permettent de modifier, de supprimer ou de valider les articles :

La toute dernière étape consiste à boucler le journal. C'est à dire, clore la rédaction des articles et rendre le e-zine publiable sur l’intranet. Pour cela, il suffit de cliquer sur le petit cadenas situé à côté du titre de votre parution dans la barre de titre du menu de navigation. A partir de ce moment, plus personne ne pourra modifier le document.

4. Gestion de flux

La Gestion de flux (WorkFlow) a pour objectif de simplifier la mise en place et l'exploitation des procédures administratives telles que la gestion des stages professionnels des élèves (ou des apprenants) et les demandes de réservations de ressources pédagogiques.

4.1. Gestion des stages pédagogiques

Les stages pédagogiques en milieu professionnel sont obligatoires pour les classes de BEP, de Bac pro ou de Bac technologique (sans parler des anciennes 3ème techno). Ils font même partie de l'évaluation pour l'obtention du diplôme, c'est dire leur importance. Ce n'est donc pas un hasard si la nécessité d'avoir un outil de gestion et de suivi des stages est remontée très tôt aux développeurs lors de la phase d'analyse des besoins.

Prométhée offre différents modules administratifs pour faciliter les différentes étapes de cette gestion. Les droits d'accès à ces modules sont déterminés par l'administrateur à l'aide d'un « backoffice ». Soit :

• la mise à jour du fichier des Maîtres de stage.

  Un écran de saisie permet de modifier ou d'ajouter un lieu de stage. Le masque de saisie dépend du secteur d'activité : Tourisme, Aménagement, Agriculture, Social ou Autre. Ces 5 secteurs étant enregistrés dans la base de données Prométhée, il est tout à fait possible d'en paramétrer de différents. Enfin, une icône permet de faire passer un maître de stage en liste brûlée si les conditions d'accueil des élèves n'étaient pas suffisamment correctes pour le bon déroulement de leur stage.

• l'affectation des stages et des visites.

  Ce module permet à un professseur principal de créer les périodes de stage à effectuer sur le cycle de formation et d'attribuer un lieu de stage par élève. Les enseignants peuvent ensuite visualiser ces périodes et s'inscrire à une visite de stage en cliquant sur la case à cocher située en face du nom de chaque élève. Evidemment, ils peuvent se désinscrire à tout moment si un empêchement de dernière minute devait survenir.

• la mise à jour des fiches de liaison.

  Une fiche de liaison sert à faire le lien entre les professionnels et l'établissement scolaire. Elle permet surtout d'avoir un « feedback » des différentes parties. L'enseignant qui revient d'une visite de stage peut saisir les travaux effectués par l'élève, éventuellement la problématique étudiée, des remarques sur le lieu ou le maître de stage et les commentaires de l'élève. Evidemment, ce ficher doit être déclaré à la CNIL³⁰.

• la recherche de stages.

  Cette recherche s'effectue selon un mode multicritères. Les enseignants ou les élèves (si ces derniers ont reçu le droit d'accès) peuvent sélectionner les noms de l'entreprise ou du maître de stage, le numéro de département, l'activité principale de l'entreprise, l'accueil (logement, nourriture) et le type de production pour le secteur agricole. La liste de résultats permet d'accéder par un lien à la fiche descriptive complète de l'entreprise et à la liste des stages qui s'y sont déroulés (dates et nom des stagiaires).

4.2. Réservation des ressources pédagogiques

La question de la gestion des ressources pédagogiques (salles, matériel, véhicules, ...) peut s'avérer conflictuelle selon la taille des établissements. Imaginez un enseignant, qui a prévu une sortie avec sa classe, se voir privé de moyen de locomotion ; ou du rétro-projecteur dont il a absolument besoin pour faire passer un oral et qui vient d'être emprunté par un collègue... Quand on a pris l'habitude de travailler avec un outil de gestion qui permet de régler ce genre de « détails », on ne peut plus s'en passer. C'est ce que propose Prométhée avec son module de réservations.

La page d'accueil permet de visualiser la liste des réservations par type de ressources (ex : véhicules) et par centre (un établissement composé d'un collège et d'un lycée ne peut être géré que par un seul gestionnaire). La liste des disponibilités est affichée au jour le jour et il est possible de savoir si les demandes sont acceptées, refusées ou toujours en attente de traitement par le gestionnaire :

Pour formuler une réservation, il suffit de sélectionner le jour souhaité dans le calendrier et de cliquer sur le bouton « nouveau ». Une nouvelle page apparaît qui vous demande de saisir la plage de réservation dans un menu déroulant, la ressource (bus 15 places, Kangoo, …), éventuellement un message pour le gestionnaire et un ordre de priorité (basse ou haute).

La puissance de l'outil tient dans sa simplicité d'emploi et dans la présentation synthétique des informations qu'il contient. D'un simple coup d'oeil il est possible de connaître les ressources réservées, par qui et sur quelles plages avec un historique au mois par mois sur plusieurs années. L'icône qui représente un « i » en face de chaque réservation donne également les dates des 10 dernières réservations. II n'est donc pas étonnant que le chef du projet Triade³¹ a demandé à reprendre cette brique logicielle pour le compte de leur plate-forme.

5. Outils synergiciels

Les outils Synergiciels (groupware) visent principalement à faciliter le travail de groupe à travers une gestion d'agendas partagés et un campus virtuel (e-campus).

5.1. Les agendas partagés

Un agenda partagé permet de gérer les rendez-vous importants de l'ensemble de l'équipe éducative (administrative, technique et enseignante) sur l'année scolaire. Les personnes autorisées peuvent renseigner ou consulter les 3 agendas prédéfinis par défaut :

• interne : réservé uniquement à l'équipe éducative.

• public : pour les personnes de l'établissement (élèves compris).

• CCF : pour les dates des Contrôles en cours de Formation.

Prométhée intègre également un agenda personnel pour chaque utilisateur qui possède un login de connexion.

Les élèves ont ainsi la possibilité de consulter les agendas déclarés consultables en lecture par l'administrateur. Bien sûr, il faut alors que la consultation de ces informations soit aisée en donnant accès à une salle ou à un espace libre service relié à l'intranet. Ceci peut paraître évident mais tous les collèges ou lycées ne possèdent pas de postes informatiques en libre service. Soit par manque de moyens logistiques (matériel, ressource humaine), soit que l'organisation du travail ne le permette pas (surveillance, dégradation, ...).

D'un point de vue purement fonctionnel, les agendas autorisent deux niveaux de priorité d'annonce, de joindre des pièces jointes, de savoir qui a consulté les annonces et un rappel automatique d'annonce à travers les post-it :

Le grand avantage de ce système repose en partie sur la grande facilité de lecture des annonces, son aisance de navigation dans les dates et sa présentation synthétique par années et par mois. Le seul reproche qu'on pourrait lui trouver, serait de ne pas pouvoir mixer les informations de plusieurs agendas. Peut être pour une version prochaine ?

5.2. Le campus virtuel

Un campus virtuel (ou e-campus) est un système Internet de gestion de cours à distance (télé-enseignement ³²). II permet aux modérateurs des cours (professeurs, formateurs, ... ) de créer et d'administrer des espaces web pédagogiques au moyen d'un navigateur internet (FireFox, Mozilla, ... ).

De nombreux enseignants deviennent familiers avec Prométhée en 2 ou 3 heures sans formation technique dédiée. De cette manière, ils peuvent se concentrer sur ce qui est le plus important pour un enseignant : le contenu et la création d'un parcours pédagogique.

Un simple clic dans le menu de droite sur une matière du menu déroulant permet d'accéder à un campus virtuel :

Pour devenir modérateur et animer un campus virtuel en particulier, il suffit d'en faire la demande à l'administrateur Prométhée.

Le e-campus de Prométhée propose plusieurs rubriques, dont certaines d'entre elles ont été librement inspirées par la plate-forme « claroline ». La place nous manque pour vous décrire en détail toutes les possibilités offertes par les différentes rubriques, aussi nous allons faire un bref survol qui, nous l'espérons, vous donnera une vision assez large pour vous faire une opinion, d'autant plus que ce campus virtuel est constitué de briques logicielles qui ont été décrites plus haut. Si vous avez installé Prométhée, vous verrez que l'interface est suffisamment cognitive pour ne pas rentrer dans les détails.

• Documents : pour le dépôt de ressources pédagogiques variées. Un des grands intérêts qu'y trouvent les élèves est la mise en ligne des sujets d'examens avec les propositions de correction. Il est notamment possible de savoir combien de fois et par qui les fichiers ont été consultés. Ce module est détaillé au paragraphe 3.5.

• Forums : espaces plus particulièrement destinés à recevoir des questions sur des points de cours ou des exercices mal compris. Le modérateur a pour rôle de répondre et d'animer le forum mais tout élève est également encouragé à participer. Reportez-vous au paragraphe 3.2 pour plus de détails concernant les fonctionnalités des forums.

• Galeries : bibliothèques de photos numériques servant de support aux différents cours pédagogiques (dissection du lapin en SVT, TP expérimental en Sciences Physiques, les éléments matériels d'un ordinateur en informatique, ...). Les galeries sont décrites au paragraphe 3.4.

• Travaux : pour le téléchargement de devoirs à réaliser à la maison. Le modérateur peut définir une date de téléchargement à partir de laquelle le sujet est accessible en ligne ainsi qu'une date butoir de dépôt pour les devoirs. II a aussi la possibilité de déposer le corrigé à tout moment ou lorsque le délai pour le rendu des devoirs est dépassé :

  

  Un compteur indique le nombre de fois et par qui les fichiers ont été téléchargés.

• Exercices : exerciciels de type QCM à choix unique ou multiples. Les exerciciels peuvent être utilisés en mode évaluation où une note est calculée en fin de questionnaire. II n'a pas été possible d'intégrer le logiciel « Hot Potatoes » car celui-ci n'est pas un logiciel libre. Cela pose donc des problèmes évidents avec la licence GNU/GPL de Prométhée.

• Cours : permet la création de parcours pédagogiques. Cette rubrique est un clone librement inspiré d'une plate-forme propriétaire utilisée par le CNAM³³ dans le cadre de la Formation Ouverte à Distance (FOD ou FOAD) et qui s'intitule « plei@d ». Un enseignant commence par définir l'intitulé de son cours (ex : management social). Puis, il indique les modules ou les chapitres qui composent ce cours (ex : « animation », « sécurité », « changement », ...) et qui vont se présenter sous forme de dossiers. Dans ces dossiers il dépose ensuite les documents qui forment le cours (ex : « présentation.pdf », « conduite réunion.pdf », « exercice.pdf », « corrigé.pdf »). Enfin, l'enseignant peut faire paraître un communiqué spécifique à cette séance (ex : bibliographie recommandée).

  Un « backoffice » permet d'indiquer une date de publication à partir de laquelle les fichiers sont accessibles ou de fermer un module ou le cours lui-même. L'enseignant n'a plus qu'à se focaliser sur l'animation du forum et l'aide personnalisée qu'il peut apporter à chaque élève ou apprenant :

  

• Référentiels : dépôt des programmes et référentiels d'une matière.

• Annonces : cette rubrique, librement inspirée de linuxfr.org, permet à l'enseignant de donner une info en fonction de l'actualité et des liens s'y rapportant (ex : succès de la mission « deep impact »). Elle permet de prolonger l'action pédagogique et un système de notation de l'information permet d'avoir un retour sur la pertinence de celle-ci.

• Agenda : pour regrouper les dates des épreuves formatives, des sorties pédagogiques, des CCF, ... Les fonctionnalités des agendas sont détaillées au paragraphe précédent.

• Sondages : afin de connaître les avis des élèves (ex : « préférez-vous faire une sortie pédagogique à la centrale EDF ou visiter le musée d'histoire naturelle ? »).

• B2i : carnet électronique pour la gestion du B2i (Brevet informatique et internet). Le B2i a pour but de réduire la fracture numérique en permettant aux élèves d'acquérir les compétences nécessaires à l'utilisation des TIC (Technologies de l'Information et de la Communication). Il est en vigueur depuis la rentrée 2002 dans les classes de 4ème et 3ème mais il rencontre encore de nombreuses difficultés pour être réellement mis en application. Normalement, tous les élèves de fin de 3ème doivent posséder un cahier de compétences qui ont été validées sur deux ans en pluriactivités par des enseignants de matières différentes. Prométhée intègre donc cet outil de gestion et de suivi.

  Une fois le lien sélectionné, la liste des élèves apparaît avec l'icône « B2i » en face de chaque nom. Un tri par classes et par lettre alphabétique permet d'accéder rapidement à l'élève voulu. Après un clic sur l'icône, on arrive sur la page du carnet électronique. Celui-ci dispose d'un menu déroulant pour choisir un des deux niveaux du B2i. En fonction de ce niveau, un deuxième menu déroulant permet de sélectionner les domaines de compétences (par exemple pour le niveau 2 : « culture informatique », « produire, créer et exploiter un document », ...). L'enseignant peut ensuite visualiser les compétences acquises ou à acquérir par l'élève. Pour valider une compétence, il suffit de sélectionner une discipline (pour rappel, il est souhaitable que le B2i soit validé de façon pluridisciplinaire et pas seulement par des professeurs d'enseignement scientifique) et de cocher un des trois niveaux de maîtrise : « compétence acquise », « compétence à renforcer » ou « compétence en cours d'acquisition ». Et c'est tout. Le nom de l'enseignant et la date apparaissent avec ceux des autres collègues qui ont déjà testé ce point de compétence.

• Liens : liste de liens utiles en rapport avec la matière. Ils servent à compléter les cours donnés en face à face pédagogique pour donner d'autres sources de références. Cela permet aux élèves intéressés par le sujet d'aller plus loin.

Le modérateur d'une matière pédagogique peut décider quelles seront les rubriques visibles par les élèves par un simple clic sur l'icône de l'oeil placé en face de chaque rubrique. De cette façon, elles pourront être complétées et animées au fur et à mesure sans à avoir à fournir un travail trop conséquent dès le départ. De plus, cela facilite la navigation des élèves en leur évitant de parcourir des rubriques désespérément vides...

6. Conclusion

A travers cet article, nous espérons vous avoir montré la simplicité d'installation et d'utilisation de Prométhée. Disposer d'un intranet « clef en main » semblait à première vue un pari difficile à réaliser. Pourtant, de nombreux collèges ou lycées l'utilisent à l'initiative d'enseignants qui n'ont pas ou peu de compétences en informatique. Et si vous rencontrez des difficultés, une hot-line gratuite est mise à votre disposition. De même, un groupe de travail a été créé pour étudier et mettre en oeuvre des évolutions demandées.

Le projet est toujours en plein développement. Au moment où vous lirez ces lignes, la version 4.0 sera certainement disponible en téléchargement. Elle devrait normalement intégrer un Espace Numérique de Partage de Documents basée sur la technologie P2P³⁴ afin de permettre à tous les lycées ou collèges reliés au réseau Prométhée de mettre en commun une bibliothèque de documents pédagogiques destinée aux élèves comme aux enseignants.

Grâce à sa victoire aux Trophées du Libre dans la catégorie éducatif, le projet connaît un bel essor. Alors si vous voulez participer au développement de Prométhée, n'hésitez pas à contacter le chef du projet par mél ou par téléphone; ses cordonnées sont disponibles sur le site officiel. Toutes les bonnes volontés sont les bienvenues, que vous soyez rédacteur, graphiste, beta-testeur, ... II n'est pas non plus besoin d'être un expert en PHP. Le code source de Prométhée a été écrit de façon simple et commenté pour que des adaptations locales soient facilement réalisables par des non spécialistes.

--
Dominique Laporte <dominique.laporte@educagri.fr>, août 2005.

Notes

1. Utilisation des technologies d'Internet (protocole de communication, documents HTML, email, ...) sur un réseau informatique privé d'une organisation ou d'une entreprise, afin d'améliorer la protection, la sécurisation, l'accès et le transfert de l'information. [^]
2. La licence GNU/GPL (General Public License) : deux contraintes pour quatre libertés.

   • liberté d'utilisation du logiciel pour tous usages.

   • liberté d'étudier le fonctionnement du logiciel.

   • liberté de modifier, ou de faire modifier par un tiers, le logiciel.

   • liberté de copie et de redistribution illimitées de la version originale ou modifiée du logiciel.

   • obligation de respecter le droit d'auteur des développeurs du logiciel en laissant la mention de leurs noms et commentaires.

   • obligation, dans le cas où l'on publie une version modifiée du logiciel, de fournir gratuitement (hors frais d'enregistrement sur support physique et de distribution postale) l'accès au code source à tous ceux qui en font la demande. [^]

3. gftp par exemple. [^]
4. L'installateur crée également les comptes « prof » et « élève » (aucun mot de passe) qu'il vous faudra supprimer une fois vos tests effectués. [^]
5. Les informations données en exemple dans les copies d'écran de cet article sont purement fictives. [^]
6. En effet, à l'origine Prométhée a été développé pour les Lycées de l'Enseignement Agricole. [^]
7. L'interface en mode administrateur permet également de générer automatiquement des login de connexion pour les élèves. [^]
8. Ce sont les personnels Administratifs, Techniques, Ouvriers, de services Sociaux et de Santé. [^]
9. Accès réservé à l'administrateur et qui n'est pas disponible pour les utilisateurs. [^]
10. Contrôle en Cours de Formation, plus qu'un simple devoir noté, cette évaluation rentre directement dans l'obtention du diplôme. [^]
11. Access Control List : liste des personnes ayant le droit d'accéder à une ressource (un fichier, un réseau ...). [^]
12. Procédure de connexion à un système protégé, en général, par un mot de passe. [^]
13. Identifiants des ordinateurs sur le réseau quand on utilise le protocole IP (protocole de communication de l’lnternet). [^]
14. Ce préfixe peut être changé par la variable $IDENT dans le fichier « config.php ». [^]
15. Approche utilisée afin de soutirer des informations à une personne sans qu'elle ne s'en rende compte. [^]
16. Dynamic Host Configuration Protocol. II s'agit d'un protocole qui permet à un ordinateur qui se connecte au réseau d'obtenir, par le serveur, une adresse IP. L'objectif étant de simplifier l'administration d'un réseau. [^]
17. FCKeditor est un éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) sous licence GNU/GPL qui apporte à une interface web les fonctionnalités d'un traitement de texte. Pour résumer : nul besoin de connaître le langage HTML pour réaliser une présentation élaborée d'un document. [^]
18. SPIP est un système de publication de contenu pour l’Internet écrit en langage PHP et disponible sous licence GNU/GPL. [^]
19. Les fameux « Bulletin board » à la sauce open source. [^]
20. Foire Aux Questions (Frequently Asked Questions). [^]
21. Groupe ou Communauté en ligne dont le plus connu est Yahoo! Groups ®. [^]
22. Accès aux fonctions de messagerie à travers une interface HTML, indépendamment du poste de travail et de son implantation. [^]
23. Attention, le module PHP doit avoir été compilé au préalable avec la bibliothèque GD 1.8 ou supérieure. [^]
24. Le nom Wiki provient du hawaiien « wikiwiki », qui signifie rapide. Le principe est simple : n'importe quel visiteur a la possibilité de modifier la page qu'il est en train de lire. Un exemple : WikiNi. [^]
25. La variable « post max size » du fichier « php.ini » définit la taille maximale des données reçues par la méthode POST. Pour charger de gros fichiers, cette valeur doit être plus grande que la valeur indiquée sur la page de configuration. [^]
26. Sharable Content Object Reference Model. Créée par l’ADL (Advanced Distributed Learning), cette norme s'impose aujourd'hui comme « le » standard en matière de conception de cours et de plates-formes e-learning. [^]
27. Le mot weblog est fréquemment raccourci en blog. Un exemple d'éditeur de blogs les plus utilisé : DotClear. [^]
28. On pourrait citer par exemple le logiciel Nvu. [^]
29. Cascading Style Sheet. Modèle de feuille de style utilisé par les navigateurs. Elles permettent de modifier l'aspect général d'un site en ne touchant qu'à ce fichier. [^]
30. Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. [^]
31. Triade est un intranet administratif sous licence GNU/GPL. [^]
32. Plus communément appelé pour le web : e-learning (apprentissage électronique) et qui intègre, notamment, des outils d'EAO (Enseignement Assisté par Ordinateur). [^]
33. Conservatoire National des Arts et Métiers. [^]
34. Peer to Peer, liaison poste à poste (les machines qui communiquent sont sur un pied d'égalité, elles peuvent être client et serveur à la fois). [^]

Liens

Site officiel : http://promethee.eu.org

La démo en ligne : http://promethee.eu.org/demo/index.php

Le code source : http://promethee.eu.org/demo/download/source/promethee.zip

Le groupe de travail : http://fr.groups.yahoo.com/group/Promethee_GPL/

Si par hasard l'un des liens externes ne fonctionnait plus, tentez votre chance sur la machine à voyager dans le temps d'Internet !